Wielkie zmiany na horyzoncie: System kaucyjny, koniec Windows 10 i KSeF 2.0 – Jak przygotować firmę na październikową rewolucję?

Wrzesień 2025 dobiegł końca, a październik przynosi zmiany, które bezpośrednio wpłyną na sposób zarządzania Twoją firmą. Ostatni tydzień upłynął pod znakiem intensywnych przygotowań do dwóch kluczowych wydarzeń: startu systemu kaucyjnego oraz zakończenia wsparcia dla Windows 10. Równocześnie technologia udowodniła, że AI już nie jest gadżetem – to realne narzędzie oszczędzające czas.

Przygotowaliśmy przegląd najważniejszych informacji, które pomogą Ci zachować kontrolę nad kalendarzem i priorytetami w tym burzliwym okresie.

System kaucyjny: Nowa rzeczywistość operacyjna od 1 października

1 października 2025 w Polsce rusza powszechny system kaucyjny. To fundamentalna zmiana w codziennych operacjach każdej firmy mającej kontakt z opakowaniami – nie kolejna regulacja, którą można “jakoś ogarnąć po fakcie”.

Kto i co musi zrobić

Typ podmiotu	Obowiązek pobierania kaucji	Obowiązek zbierania opakowań
Sklepy > 200 m²	TAK	TAK
Sklepy	TAK	NIE
Biura/kantyny	TAK (jeśli sprzedają)	Zależy od powierzchni

Stawki kaucyjne:

• 50 groszy – butelka plastikowa (do 3l) i puszka metalowa (do 1l),
• 1 złoty – butelka szklana wielorazowa (do 1,5l).

Chaos operacyjny, który możesz przewidzieć

Ministerstwo Klimatu i Środowiska we wrześniu przeprowadziło serię konferencji przygotowawczych, ale doświadczenie pokazuje: pierwsze tygodnie października będą chaotyczne.

Pracownicy sklepów zmierzą się z setkami pytań klientów. Systemy kasowe wymagają aktualizacji, magazyny potrzebują miejsca na zwroty. A to wszystko w okresie, gdy najważniejsza powinna być strategia Q4.

Protip: Jeśli prowadzisz sprzedaż detaliczną lub biuro, przygotuj zespół na pytania klientów i zamieszanie w pierwszych tygodniach października. Jako producent upewnij się, że Twoje etykiety są zgodne z wymogami – kary administracyjne za brak uczestnictwa w systemie są drakońskie.

Jak odzyskać kontrolę?

• zarezerwuj 2-3 godziny w tym tygodniu na briefing dla zespołu,
• przygotuj FAQ dla pracowników pierwszej linii,
• zdeleguj jedną osobę jako odpowiedzialną za implementację – nie mikromanage’uj tego osobiście.

Windows 10: Bomba zegarowa w Twoim IT

14 października 2025 Microsoft kończy oficjalne wsparcie dla Windows 10. To zagrożenie dla ciągłości biznesu, nie tylko techniczne wyzwanie.

Co to oznacza w praktyce

Po tej dacie żadnych darmowych łatek bezpieczeństwa. Każda niezałatana luka to otwarta brama dla ransomware, problemy z compliance (szczególnie w branżach regulowanych) i rosnące ryzyko przestoju operacyjnego.

Alternatywy:

• Migracja do Windows 11 – wymaga sprzętu spełniającego wyższe wymagania (TPM 2.0, nowsze procesory),
• Extended Security Updates (ESU) – płatne wsparcie, drogie i traktowane jako rozwiązanie awaryjne.

Audyt, którego nie możesz odłożyć

Masz dosłownie kilka dni na przeprowadzenie audytu IT. Każdy komputer z Windows 10 po 14 października staje się potencjalną dziurą w zabezpieczeniach.

Protip: Audyt IT musi się odbyć teraz. Każde stanowisko z Windows 10 po 14 października to dziura w systemie bezpieczeństwa. Masz miesiąc na migrację do Windows 11 lub zakup subskrypcji ESU.

Blokada czasowa, którą możesz wdrożyć:

• dziś: zlecenie audytu wszystkich stanowisk,
• do piątku: raport ze stanu faktycznego,
• przyszły tydzień: decyzja o ścieżce migracji,
• koniec października: finalizacja zmian.

To klasyczny przykład pilnej, ważnej sprawy, która nie może zostać przesunięta na “jak będzie czas”.

KSeF 2.0: Ostatnie 4 miesiące przed obowiązkiem

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur dla dużych firm startuje 1 lutego 2026. We wrześniu Ministerstwo Finansów zakończyło konsultacje techniczne specyfikacji API – teraz firmy IT wdrażają finalne wersje bramek.

Dlaczego to krytyczne już teraz

Jeśli odkładałeś to na “po wakacjach”, masz problem z zarządzaniem czasem projektu. Cztery miesiące to bardzo napięty harmonogram na integrację systemów ERP, szkolenie księgowości, testy w środowisku przedprodukcyjnym oraz obsługę błędów i poprawek.

Protip: Nie czekaj na styczeń. Wrzesień to był moment, w którym Twój dział księgowości powinien już wystawiać testowe faktury w środowisku przedprodukcyjnym KSeF. Jeśli tego nie robią – masz problem operacyjny do rozwiązania “na wczoraj”.

Eliminacja chaosu operacyjnego:

• zaplanuj cotygodniowe 30-minutowe status updates z IT i księgowością,
• ustal jasne kamienie milowe (pierwszy test, pierwszy batch faktur, pełna migracja),
• zablokuj czas w styczniu na obsługę błędów – nie planuj wtedy innych dużych projektów.

Unia Europejska: Przełom dla logistyki ostatniej mili

29 września 2025 Parlament Europejski i Rada UE sfinalizowały kluczową zmianę w dyrektywie o prawach jazdy.

Co się zmienia

Posiadacze prawa jazdy kategorii B będą mogli prowadzić pojazdy o masie całkowitej do 4250 kg (zamiast 3500 kg), pod warunkiem że są to pojazdy zasilane paliwami alternatywnymi (elektryczne, wodorowe).

Dlaczego to ważne?

Elektryczne vany mają cięższe baterie, co “zjadało” ładowność. Kierowcy musieli robić kategorię C, firmy instalowały tachografy, rosły koszty compliance. Teraz ten problem znika.

Protip: To “game changer” dla logistyki ostatniej mili. Jeśli planujesz wymianę floty na elektryczną, nie musisz już wysyłać kierowców na kursy kategorii C ani martwić się o tachografy (w wielu przypadkach). Realna oszczędność czasu i pieniędzy przy rekrutacji.

Oszczędność czasu i budżetu:

• brak szkoleń kat. C (kilka tygodni na kierowcę),
• uproszczona rekrutacja (większa pula kandydatów),
• mniej administracji związanej z tachografami.

Jeśli planujesz elektryfikację floty – warto przyspieszyć decyzje.

iPhone 17 i Apple Intelligence: AI w kieszeni lidera

9 września 2025 Apple zaprezentowało nową linię iPhone 17. To moment, w którym AI staje się użyteczne w codziennej pracy, nie kolejna ewolucyjna aktualizacja.

Kluczowe zmiany

Wszystkie modele mają teraz 12 GB RAM – wymóg dla płynnego działania Apple Intelligence (lokalnego AI działającego bezpośrednio na urządzeniu).

Nowa Siri działa jak ChatGPT, ale z dostępem do Twoich danych. Podsumowuje notatki ze spotkań, wysyła je mailem do uczestników, zarządza kalendarzem w oparciu o kontekst i działa offline – dane nie wychodzą z urządzenia.

Nowy model: iPhone 17 Air zastąpił model Plus – ultrasmukły design kosztem baterii.

Realna oszczędność czasu

To narzędzie, które może zaoszczędzić 15-30 minut dziennie na administracji. Brak ręcznego przepisywania notatek, automatyczne follow-upy po spotkaniach, kontekstowe przypomnienia.

Protip: To moment, w którym asystenci AI stają się użyteczni w pracy operacyjnej. Nowa Siri potrafi np. “podsumować notatki ze spotkania i wysłać je mailem do uczestników” jedną komendą. Warto wyposażyć kadrę managerską w narzędzia, które oszczędzają im 15-30 minut dziennie na administracji.

ROI dla lidera:

• 20 minut zaoszczędzone dziennie = 1,5 godziny tygodniowo,
• 6 godzin miesięcznie na strategiczne myślenie zamiast administracji,
• szybsza realizacja follow-upów = mniej zgubionego kontekstu.

Koszt nowego urządzenia zwraca się w wartości odzyskanego czasu w kilka miesięcy.

Twój plan na najbliższe dni

Ostatni tydzień przed wielkimi zmianami to czas na świadome zarządzanie priorytetami, nie reagowanie w trybie pożaru.

Konkretne działania na ten tydzień:

1. Dziś: Sprawdź status przygotowań do systemu kaucyjnego (jeśli dotyczy),
2. Do piątku: Audyt stanowisk z Windows 10,
3. Przyszły tydzień: Status KSeF – czy księgowość testuje?,
4. Strategicznie: Oceń, czy nowe narzędzia AI mogą odzyskać Ci czas.

Chaos operacyjny zjada czas, który powinieneś poświęcić na rozwój firmy. Każda z tych zmian, jeśli nie będzie odpowiednio zaplanowana, zamieni Twój październik w serię reakcji na kryzysy. Wykorzystaj ostatnie dni września i pierwsze dni października na proaktywne przygotowanie, a nie reaktywne gaszenie pożarów.